Od 5 alata do jednog sustava: Kako ThaiCross Gym štedi 15 sati tjedno
400+ članova, 6 trenera, 5 odvojenih alata — i nikakav pregled. BudiSync je sve spojio.
"Admin rad bio je stalna borba s Excel kaosom. Ugovori e-mailom, rasporedi u Excelu, liste za prijavu na papiru. Danas sve ide automatski — opet se fokusiram na trening, a ne na administraciju."
Kontekst
ThaiCross Gym Beč moderni je studio za borilačke sportove i fitnes s više od 400 aktivnih članova i timom od 6–8 trenera. Tajlandski boks, trening snage, funkcionalni fitnes — ponuda je raznovrsna, potražnja velika.
Izazov: administrativno opterećenje raslo je brže od samog studija.
Početno stanje
Pet alata, bez sustava
Upravljanje članovima u Excelu
Odvojene tablice za ugovore, plaćanja, prisutnost. Nema centralnog pregleda, stalno dupliranje rada.
Ugovori e-mailom i poštom
Izrada Word dokumenata, ispis, potpisivanje, skeniranje, arhiviranje. Pitanje "Tko je potpisao?" bilo je svakodnevnica.
Rezervacije termina putem WhatsAppa
Članovi su slali WhatsApp poruke. Treneri su ih morali ručno unositi u Google Calendar. Dvostruke rezervacije bile su česte.
Prijava na papirnatim listama
Ručno pisane liste na recepciji. Nema pregleda popunjenosti, nema mogućnosti analize.
Odvojen računovodstveni softver
Podatke je trebalo ručno prenositi iz Excela. Sklono greškama i dugotrajno.
Rezultat:
15 sati tjedno potrošeno na administrativne zadatke. Nema vremena za ono što je zaista važno: trening i brigu o članovima.
Rješenje
Jedan sustav za sve
BudiSync je sve procese ujedinio u centralnoj platformi. Upravljanje članovima, ugovori, termini, prijava i obračun — sve na jednom mjestu.
Upravljanje članovima
- Centralna baza podataka s potpunom povijesti
- Status plaćanja u stvarnom vremenu
- Automatski podsjetnici za rokove
- Export za računovođe
Digitalni ugovori
- Online sklapanje ugovora
- Pravno valjani e-potpis
- Automatsko arhiviranje
- Odmah dostupno cijelom timu
Rezervacija termina
- Online rezervacija za članove
- Sinkronizacija kalendara s Google/Outlook
- Automatsko upravljanje kapacitetima
- Podsjetnici e-mailom/SMS-om
Sustav prijave
- NFC/QR kod prijava za nekoliko sekundi
- Popunjenost vidljiva u stvarnom vremenu
- Blok kartice automatski oduzimaju posjete
- Liste prisutnosti automatski
Planiranje smjena
- Automatsko raspoređivanje smjena
- Tim aplikacija za sve trenere
- Push obavijesti
- Samostalno upravljanje dostupnošću
Obračun
- SEPA integracija direktnog terećenja
- Automatska izrada računa
- Automatizirani opominski postupak
- Export za računovodstvo
Implementacija
8 tjedana od postavljanja do Go-Live
Postavljanje & Migracija podataka
Podaci članova uvezeni iz Excela, ugovori digitalizirani, stvoreni timski računi.
Trening tima
Obuka za svih 6–8 trenera, definirani procesi, probna faza s prvim članovima.
Onboarding članova
Uvođenje sustava prijave, svih 400+ članova obaviješteno i obučeno.
Fino podešavanje & Go-Live
Povratne informacije implementirane, procesi optimizirani, stari sustavi konačno ugašeni.
Rezultati
Mjerljiva poboljšanja u svim područjima
Od 15 sati admin rada na manje od 2 sata. Više vremena za trening i brigu o članovima.
Excel, Word, Google Calendar, WhatsApp i računovodstveni softver zamijenjeni jednim centralnim sustavom.
Pravovremena plaćanja putem automatskog direktnog terećenja i podsjetnika.
Nema više ručnih lista. Svi podaci automatski bilježeni i sinkronizirani.
Od dana do minuta: članovi potpisuju ugovore direktno online — pravno valjano s e-potpisom.
"Napokon znamo gdje je koja informacija. Više nema traženja." — Povratna informacija ThaiCross tima.
"Sustav se svaki mjesec višestruko isplati. Ne samo ušteđenim vremenom, nego i manjim brojem grešaka, boljim novčanim tokom i zadovoljnijim članovima. Nikad se ne bih vratio na Excel."
Spremni za Vaš sustav?
Saznajte u besplatnom prvom razgovoru kako BudiSync funkcionira u Vašem studiju.
Dogovorite razgovor