Centralni podaci o klijentima i 40% brže vrijeme odgovora: Sangness Medical IT
Tvrtka za zdravstvenu IT ujedinjuje tri sustava u jednu GDPR-sukladnu platformu.
"Naši podaci o klijentima bili su raspoređeni po trima različitim sustavima — CRM, support ticketi i upravljanje projektima. Nema centralnog pregleda, stalno naprijed-nazad. BudiSync je sve donio na jedno mjesto. GDPR-sukladno, na EU serverima, s Self-Service portalom za naše klijente."
Kontekst
Sangness Medical IT pruža IT rješenja za zdravstvo i tehnički support medicinskim ustanovama u Austriji. Od ordinacija i klinika do istraživačkih laboratorija — zahtjevi su raznovrsni i očekivanja visoka.
Izazov: podaci o klijentima bili su fragmentirani, procesi neučinkoviti, a to je utjecalo na vremena odgovora.
Početno stanje
Tri sustava, bez centralnog pregleda
Izolirani CRM podaci
Kontakti klijenata i ugovori u jednom sustavu. Support ticketi u drugom. Projektna dokumentacija negdje drugdje. Bez povezanosti.
Support zahtjevi e-mailom
Klijenti su slali support zahtjeve e-mailom. Ručno praćenje u Excelu. Nema Self-Service opcije. Duga vremena odgovora.
Nejasan status projekta
Klijenti su redovito pitali: "Gdje smo?" Nema centralnog pregleda. Voditelji projekata su morali ručno izrađivati izvještaje.
Složena GDPR sukladnost
Podaci klijenata raspoređeni po trima platformama. Revizijski tragovi teški za praćenje. Zahtjevi za zaštitu podataka dugotrajni.
Nema Self-Service opcije
Klijenti su morali zvati ili pisati za svaku sitnicu. Računi, ugovori, dokumentacija — sve je moralo biti zatraženo ručno.
Rezultat:
Prosječna vremena odgovora od 4–6 sati, frustrirani klijenti i tim koji je više vremena trošio na traženje informacija nego na pravi posao.
Rješenje
Centralna platforma s portalom za klijente
BudiSync je ujedinio sve podatke o klijentima u GDPR-sukladnoj platformi na EU serverima i dodao Self-Service portal za klijente.
Centralni CRM
- Svi podaci o klijentima na jednom mjestu
- Potpuna povijest vidljiva
- Ugovori, ticketi i projekti povezani
- Timski pristup s ovlastima
Sustav ticketa
- Support zahtjevi automatski zabilježeni
- Prioriteti i SLA-ovi definirali
- Praćenje statusa u stvarnom vremenu
- Automatske obavijesti
Upravljanje projektima
- Status projekta vidljiv klijentima
- Praćenje prekretnica
- Dokumentacija centralno dostupna
- Automatski izvještaji
Portal za klijente
- Self-Service prijava za svakog klijenta
- Računi i ugovori dostupni u svakom trenutku
- Samostalno kreiranje i praćenje ticketa
- Pregled statusa projekta
GDPR sukladnost
- Svi podaci na EU serverima
- Revizijski tragovi automatski
- Zahtjevi za zaštitu podataka jednim klikom
- Šifrirana pohrana
Upravljanje dokumentima
- Ugovori, računi, tehnička dokumentacija
- Automatsko verzioniranje
- Objavljeno klijentima ili interno
- Pretraživanje punog teksta svih dokumenata
Implementacija
10 tjedana od koncepta do Go-Live
Analiza zahtjeva & Koncept
Analiza procesa, definirani GDPR zahtjevi, razvijena strategija migracije podataka.
Migracija podataka
CRM podaci, stari ticketi i projektna dokumentacija uvezeni. Čišćenje i strukturiranje.
Razvoj portala
Portal za klijente postavljen, sustav prijave konfiguriran, prvi testni klijenti uključeni.
Trening tima & Testiranje
Interne edukacije, procesi prilagođeni, onboarding klijenata pripremljen.
Uvođenje & Go-Live
Svi klijenti prebačeni na portal, stari sustavi ugašeni, počela faza podrške.
Rezultati
Mjerljiva poboljšanja u vremenu odgovora i zadovoljstvu klijenata
Od prosječno 4–6 sati na manje od 2,5 sata. Self-Service portal dodatno smanjuje upite.
CRM, support ticketi i upravljanje projektima na jednoj platformi. Više nema prebacivanja između sustava.
Svi podaci na EU serverima. Revizijski tragovi automatski. Zahtjevi za zaštitu podataka za minute umjesto dana.
Klijenti pristupaju računima, ugovorima i statusu projekta u svakom trenutku. Manje support upita.
Tim ima sve informacije o klijentima na jednom pogledu. Više nema traženja po tri sustava.
"Napokon sami vidimo gdje stoji naš projekt. Nema više čekanja na jednostavne upite." — Povratna informacija klijenta
"Platforma je temeljno promijenila naš način rada. Ne samo interno, već i u načinu kako komuniciramo s klijentima. Transparentnost, brzina i zaštita podataka — sve riješeno odjednom."
Spremni za Vašu platformu?
Saznajte u besplatnom prvom razgovoru kako BudiSync funkcionira za B2B usluge.
Dogovorite razgovor