Zentrale Klientendaten und 40% schnellere Reaktionszeit: Sangness Medical IT
Ein Healthcare-IT Unternehmen vereint drei Systeme zu einer DSGVO-konformen Plattform.
"Unsere Klientendaten waren über drei verschiedene Systeme verteilt — CRM, Support-Tickets und Projektmanagement. Keine zentrale Übersicht, ständiges Hin-und-Her. BudiSync brachte alles an einen Ort. DSGVO-konform, auf EU-Servern, mit Self-Service Portal für unsere Klienten."
Der Kontext
Sangness Medical IT bietet Healthcare-IT Lösungen und technischen Support für medizinische Einrichtungen in Österreich. Von Praxen über Kliniken bis zu Forschungslaboren — die Anforderungen sind vielfältig und die Erwartungen hoch.
Die Herausforderung: Klientendaten waren fragmentiert, Prozesse ineffizient, und die Reaktionszeit litt darunter.
Die Ausgangssituation
Drei Systeme, keine zentrale Übersicht
CRM-Daten isoliert
Kundenkontakte und Verträge in einem System. Support-Tickets in einem anderen. Projektdokumentation wieder woanders. Keine Verbindung.
Support-Anfragen per E-Mail
Kunden schickten Support-Anfragen per E-Mail. Manuelles Tracking in Excel. Kein Self-Service. Lange Reaktionszeiten.
Projekt-Status unklar
Kunden fragten regelmäßig: „Wo stehen wir?" Keine zentrale Übersicht. Projektmanager mussten manuell Reports erstellen.
DSGVO-Compliance komplex
Klientendaten auf drei Plattformen verteilt. Audit-Trails schwierig nachzuvollziehen. Datenschutz-Anfragen zeitaufwendig.
Keine Self-Service-Option
Kunden mussten für jede Kleinigkeit anrufen oder schreiben. Rechnungen, Verträge, Dokumentation — alles musste manuell angefragt werden.
Das Ergebnis:
Reaktionszeit von durchschnittlich 4–6 Stunden, frustrierte Klienten, und ein Team das mehr Zeit mit Informationssuche als mit echter Arbeit verbrachte.
Die Lösung
Zentrale Plattform mit Kunden-Portal
BudiSync vereinte alle Klientendaten in einer DSGVO-konformen Plattform auf EU-Servern und fügte ein Self-Service Portal für Klienten hinzu.
Zentrales CRM
- Alle Klientendaten an einem Ort
- Vollständige Historie einsehbar
- Verträge, Tickets und Projekte verbunden
- Team-Zugriff mit Berechtigungen
Ticket-System
- Support-Anfragen automatisch erfasst
- Prioritäten und SLAs definierbar
- Status-Tracking in Echtzeit
- Automatische Benachrichtigungen
Projekt-Management
- Projekt-Status für Klienten einsehbar
- Meilenstein-Tracking
- Dokumentation zentral verfügbar
- Automatische Reports
Kunden-Portal
- Self-Service Login für jeden Kunden
- Rechnungen und Verträge jederzeit abrufbar
- Tickets selbst erstellen und verfolgen
- Projekt-Status einsehen
DSGVO-Compliance
- Alle Daten auf EU-Servern
- Audit-Trails automatisch
- Datenschutz-Anfragen per Knopfdruck
- Verschlüsselte Speicherung
Dokumenten-Management
- Verträge, Rechnungen, technische Docs
- Versionierung automatisch
- Für Klienten freigegeben oder intern
- Volltextsuche über alle Dokumente
Die Umsetzung
10 Wochen von Konzept bis Go-Live
Anforderungsanalyse & Konzept
Prozess-Analyse, DSGVO-Anforderungen definiert, Datenmigrations-Strategie entwickelt.
Datenmigration
CRM-Daten, alte Tickets und Projektdokumentation importiert. Bereinigung und Strukturierung.
Portal-Entwicklung
Kunden-Portal aufgesetzt, Login-System konfiguriert, erste Testkunden onboardet.
Team-Training & Testing
Interne Schulungen, Prozesse angepasst, Kunden-Onboarding vorbereitet.
Rollout & Go-Live
Alle Klienten auf Portal umgestellt, alte Systeme abgeschaltet, Support-Phase begonnen.
Die Ergebnisse
Messbare Verbesserung in Reaktionszeit und Kundenzufriedenheit
Von durchschnittlich 4–6 Stunden auf unter 2,5 Stunden. Self-Service Portal reduziert Anfragen zusätzlich.
CRM, Support-Tickets und Projektmanagement in einer Plattform. Kein Systemwechsel mehr nötig.
Alle Daten auf EU-Servern. Audit-Trails automatisch. Datenschutz-Anfragen in Minuten statt Tagen.
Kunden greifen jederzeit auf Rechnungen, Verträge und Projekt-Status zu. Weniger Support-Anfragen.
Team hat alle Kundeninformationen auf einen Blick. Keine Informationssuche mehr über drei Systeme.
„Endlich sehen wir selbst, wo unser Projekt steht. Keine Wartezeiten mehr für einfache Anfragen." — Kundenfeedback
"Die Plattform hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert. Nicht nur intern, sondern auch in der Art wie wir mit Klienten kommunizieren. Transparenz, Geschwindigkeit und Datenschutz — alles auf einmal gelöst."
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